Come organizzare una postazione smart working?

Per organizzare una postazione smart working a casa propria bisogna allestire un “angolo ufficio”, scegliere una sedia giusta, curare l’illuminazione, allestire un archivio e dei raccoglitori di documenti e, perché no, curare anche l’aspetto estetico.

Avere attenzione per tutti questi aspetti ti consentirà di lavorare al meglio a casa tua, portando in casa gli aspetti che rendono positivo il lavoro in ufficio, pur godendo della comodità del lavoro da casa.

Tra le prima cose cui prestare attenzione per creare una postazione di lavoro ci sono:

1. Creare un angolo ufficio
   Formare un angolo il più possibile isolato dal resto della casa, lontano dalle camere più frequentate e rumorose, aiuta l’attenzione ed evita spiacevoli inconvenienti durante le sempre più frequenti riunioni in video da remoto. In questo spazio sarebbero poi da evitare tutte le possibili distrazioni, come una Tv a portata di vista, la radio e così via.
2. Scegli la sedia giusta
   La seduta riveste un’importanza fondamentale durante il lavoro, perché restare seduti a lungo in una seduta non adeguata può provocare non soltanto una scomodità momentanea durante l’attività ma anche, a lungo andare, problemi di salute e di postura con conseguenze che possono essere anche pesanti dal punto di vista muscolo-scheletrico. Per questo è necessario mantenere una postura corretta.
3. Cura l’ordine
   Così come in ufficio, bisognerebbe curare l’ordine della postazione di lavoro, posizionando sul piano di lavoro tutto l’occorrente all’attività quotidiana, dai documenti da consultare al materiale di cancelleria, dalla stampante al computer. A questo scopo possono essere molto utili dei mini-archivi formati da raccoglitori o scatole, per evitare di avere tutti gli oggetti sparsi sulla scrivania.
4. Attenzione alla luce
   L’illuminazione è un altro aspetto fondamentale cui prestare particolare attenzione. Un luogo buio, con un contrasto tra lo schermo luminoso del computer e il fondale scuro, potrebbe infatti affaticare la vista. sarebbe meglio avere tanta luce naturale attorno a sé, diretta lateralmente rispetto allo schermo del Pc per non avere riflessi fastidiosi.
   Altrettanto utile e necessaria è una fonte luminosa da tavolo, meglio se orientabile, come una lampada a braccio estensibile.
5. Piante e quadri
   Così come avviene in ufficio, avere piante attorno alla postazione da lavoro o quadri su cui concentrarsi brevemente staccando gli occhi dallo schermo può aiutare il riposo e creare un ambiente più confortevole. Indicazioni che dunque possono essere seguite anche a casa.
6. La posizione del computer
   Particolare attenzione dev’essere riservata alla posizione dello schermo e della tastiera del computer.
   Il Decreto legislativo 81/2008, che regolava il lavoro dei cosiddetti video-terminalisti prima della pandemia, raccomanda per esempio che lo schermo deve essere posizionato in maniera che la sua parte superiore sia un po’ più in basso rispetto alla linea dell’orizzontale che passa per gli occhi del lavoratore e a una distanza degli occhi di circa 50-70 cm.
   Dovrebbe essere inoltre possibile regolare l’inclinazione della tastiera, in modo da far assumere una posizione naturale all’avambraccio e al polso, mentre la tastiera dovrebbe essere staccabile dallo schermo proprio per evitare di doversi inclinare verso di esso.
   

Dove posizionare la postazione smart working?

In soggiorno, in camera, in un sottoscala o meglio ancora in una camera separata. Anche il luogo della postazione smart working dev’essere scelto con attenzione, perché può influenzare non poco produttività e attenzione.

• Il soggiorno

Spesso è la camera più ampia della casa, quindi si presta a ritagliarsi un angolo lavoro. D’altra parte proprio perché spesso è un open space senza pareti divisorie, può creare problemi quando la sala viene frequentata dagli altri componenti della famiglia.

• La cucina

Soluzione spesso obbligata nelle case più piccole, presenta problemi di incrocio con le attività necessarie alla preparazione di pranzo e cena. La cucina del resto potrebbe presentare problemi di pulizia, con briciole e residui di cibo che potrebbero compromettere o complicare i dispositivi necessari per lavorare, o rovinare documenti aziendali.

• La camera

La camera è normalmente un luogo silenzioso che dunque ben si presta all'isolamento necessario per l’attività quotidiana di lavoro. Certo non è il massimo del relax avere sempre a portata di vista l’attrezzatura da ufficio, anche a letto. Per questo si potrebbe optare per una parete divisoria o un mobile a scomparsa.

• Il sottoscala, un ripostiglio

In mancanza di altri luoghi più adatti, si potrebbe scegliere anche un disimpegno o un luogo poco utilizzati della casa, come un sottoscala o un angolo ripostiglio. In questi casi bisogna avere un’attenzione particolare per l’illuminazione, che spesso manca in questi angoli ciechi, e all’organizzazione degli spazi.

• Una stanza apposita

Si tratta ovviamente della soluzione migliore: separata dal resto della casa, isolata dal rumore e dalle interferenze, la camera per lo smart working, come un ufficio in casa, consente di lavorare senza distrazioni.

Se il lavoro in smart working riguarda solo alcuni giorni a settimana, si può sempre smontare o riporre l’attrezzatura in un mobile per ritirarla fuori quando necessario.

• Pareti mobili

In mancanza di altri spazi, ci si può orientare anche all’uso di pareti mobili o divisorie che consentono di isolare un angolo di una camera più ampia per posizionare la propria postazione. Ovviamente questo non risolverà il problema del rumore, ma consentirà soltanto un pizzico di riparo.

Cosa avere nella postazione smart working?

Scrivania, computer, cancelleria, documenti, calendario. Sono tutti strumenti che abbiamo in ufficio e che possono essere utili anche nel lavoro da remoto. Per questo nella postazione smart working a casa bisogna avere:

1. Scrivania: deve avere un piano di lavoro il più ampio possibile, per consentire di organizzare al meglio il materiale e non comportare posizioni scomode quando si lavora. Ben illuminata e, ovviamente, stabile.
2. Computer: è uno degli strumenti principali e necessari, assieme al telefono. Va posizionato ben davanti agli occhi, a una distanza di 50-70 centimetri, e deve consentire una posizione naturale per evitare problemi alle articolazioni e alla vista. Sono molto utili, per questo, le regolazioni di illuminazione e la posizione della tastiera.
3. Archivi: molto utili per organizzare i documenti e ritrovare tutto al primo colpo.
4. Poggiapiedi: può essere molto utili per alzare un po’ le gambe durante il lavoro e farle riposare.
5. Calendario: avere un calendario o un planner con l’indicazione degli impegni, delle scadenze e degli appuntamenti è molto utili per non lasciarsi scappare nulla di importante. 
6. Cestino: altra cosa necessaria, per non trasformare la postazione smart working in una pattumiera.