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Lo smart working nelle aziende private: quale futuro?

La pandemia e il conseguente aumento delle videocall ha sviluppato modi di comunicare inediti. Non sempre facili da gestire

La pandemia ha avuto tra i suoi effetti quello di proiettarci nel futuro. Nel senso che molte delle tendenze che prima, e specialmente in Italia, sembravano ancora agli albori, hanno subito un’improvvisa accelerazione. Tra queste c’è sicuramente lo sviluppo dello smart working, o lavoro agile, che è diventata una scelta obbligata per ridurre i rischi da contagio e ovviare ai limiti imposti agli spostamenti quotidiani.

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Quando terminerà lo smart working?

Sono in molti a chiedersi quanto resterà di questa rinnovata routine lavorativa: archiviata la pandemia si tornerà in ufficio definitivamente? O una volta provati vantaggi e svantaggi del lavoro da casa si sceglierà di rimanere nelle proprie abitazioni? O forse si sceglieranno forme ibride di organizzazione? Sono interrogativi che in questi mesi stanno impegnando gli esperti di organizzazione del lavoro e i dirigenti delle aziende, sia nel settore privato sia nelle pubbliche amministrazioni.

La pratica sul campo

Nella nostra vita quotidiana, però, abbiamo già imparato a misurarci con le difficoltà del lavoro da remoto. 

La pratica è stata fatta sul campo, fra una tradizionale chiamata al telefono e una delle tante video-riunioni che hanno conquistato spazio nella nostra giornata. Con tutte le difficoltà conseguenti. Anche chi aveva poca dimestichezza con questi strumenti ha dovuto inevitabilmente attrezzarsi. Oltre alle difficoltà tecniche, però, che riguardano più gli informatici aziendali, sono emerse anche difficoltà di relazione e di comunicazione, con una vera e propria nuova “etichetta” comportamentale da applicare per usare questi nuovi strumenti comunicativi.

Nuove stanchezze

Una delle cose di cui ci siamo subito accorti è, infatti, che queste applicazioni comportano una nuova serie di difficoltà. 

Per esempio, è cambiata la stanchezza. La BBC ha provato ad analizzare perché dopo una video-chiamata ci si senta così stanchi, coniando anche il termine “Zoom Fatigue”, la stanchezza da Zoom, per spiegarla.

Due esperti del benessere sul luogo di lavoro, Marissa Shuffler e Gianpiero Petriglieri, come riferisce Rivista Studio, hanno anche provato a spiegarla. 

Nelle videochiamate, innanzitutto, salta o si complica la componente non verbale della comunicazione che normalmente ci aiuta a comprendere il messaggio che il nostro interlocutore ci sta trasferendo, come la mimica facciale o la gestualità. Questo ci costringe a sforzarci di più per comprendere il messaggio, soprattutto nel caso di un collegamento di bassa qualità. Le videochiamate poi ci mettono costantemente sotto l’occhio di una telecamera, aumentando così lo stress.

Cosa cambia nel rapporto di lavoro subordinato

Tutto questo ha implicazioni dirette sul modo di comunicare che bisogna adottare durante queste nuove occasioni lavorative. Sia da un punto di vista non verbale (per esempio la scelta di un abbigliamento adeguato e di uno sfondo sufficientemente anonimo) sia dal punto di vista verbale vero e proprio.

Sono diventati quindi usuali nuove espressioni. Non è più considerato sgarbato, per esempio, l’invito perentorio a disattivare l’audio (“Spegnete il microfono, per favore”) durante una riunione con più persone. Può essere utile, infatti, per evitare che la relazione del datore di lavoro venga interrotta dal pianto di un bambino, o che la conversazione con moglie o marito riempia un momento di silenzio tra due interventi.

Ancora, certe incursioni in video che sarebbero impossibili ma comunque non tollerate in un ufficio, vengono invece sopportate in virtù del momento complicato che tutti stiamo vivendo. Come le urla dei figli dalla stanza accanto (“Scusate, ho i figli in DAD”), perché nessun capo può pretendere che chi lavora da casa abbia a disposizione una stanza perfettamente insonorizzata da cui collegarsi con l’ufficio.

È diventato poi normale accertarsi che tutti ci possano sentire prima di intervenire in una chiamata (“Mi sentite bene?”). Allo stesso modo, che ci facciano notare che nessuno riesce a capire cosa stiamo dicendo (“Sei in muto”, oppure “Puoi avvicinarti al microfono?”). Tutte raccomandazioni che ovviamente avrebbero avuto poco senso in una normale sala riunione.

In una videochiamata con telecamera accesa è diventato fondamentale il contatto visivo: se mentre parlano i miei colleghi guardo altrove, gesticolo a qualcuno che è nella stanza oppure guardo il cellulare, oltre che poca attenzione dimostro poco rispetto verso i miei colleghi. La distanza e in generale le nuove condizioni non devono essere alibi per comportamenti inappropriati.

La scelta dei mezzi

Lo smart working, inoltre, ci costringe forse ancor più di prima a scegliere con attenzione il mezzo che decidiamo di usare per comunicare. 

Se prima in ufficio era sufficiente cambiare di scrivania o andare nell’ufficio del nostro collega ora tutto avviene a distanza. Ma questo non vuol dire che i diversi mezzi siano equivalenti fra loro.

Una mail indirizzata a più colleghi è probabilmente più utile quando si deve aggiornare e tenere allo stesso passo un gruppo di persone piuttosto numeroso, senza aver bisogno di risposte e commenti da parte di tutti, per evitare di creare confusione. 

Una telefonata, invece, è la scelta giusta se dobbiamo spiegare una situazione complessa a una sola persona, per evitare mail chilometriche, o anche per avere risposte dettagliate su una questione specifica. Risulta poi scorretto e controproducente organizzare un mega-meeting su un’applicazione specifica quando non tutte le persone coinvolte hanno a disposizione o possono usare quell’app.

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Gestire le riunioni

Alcune indicazioni possono poi essere utili per gestire senza problemi le riunioni virtuali. Le riunioni vanno ovviamente preparate, per arrivare tutti aggiornati all’orario prestabilito, pronti a contribuire allo scopo della riunione. 

Gli obiettivi vanno definiti con chiarezza prima di collegarsi per evitare di perdere tempo una volta online. È utile anche chiarire a inizio riunione le regole base da tenere durante la videocall: 

  • stabilire l’ordine degli interventi

  • se si deve tenere acceso o spento il video per non rallentare tutto

  • se inserire le domande durante gli interventi o tenerle tutte per la fine

Lo smart working sta ridefinendo tutto il contesto dei rapporti professionali e il processo in corso sembra ormai irreversibile. La possibilità di lavorare con strumenti inediti, al netto dei limiti spazio-temporali, apre la strada a nuove opportunità di crescita e cambiamento, per una rivoluzione che riguarderà tutto il mondo del lavoro e non solo.