La capacità di gestione del tempo, o di time management, è fondamentale all’interno di un’azienda come per le proprie attività personali. Ecco alcuni esempi di come fare
A quanti è capitato di arrivare a fine giornata e non essere soddisfatti di quello che si è portato e termine? E in quante aziende un’organizzazione sbagliata delle attività da compiere ha portato a una perdita di tempo e, quindi, anche di denaro?
Tutti questi problemi possono essere affrontati e ridotti con una buona gestione del tempo, o time management. Si tratta di tecniche e capacità che consentono di stabilire priorità e scadenze e migliorare così di conseguenza efficacia, efficienza e produttività.
Aspetti importanti tanto sul lavoro, per la pianificazione aziendale delle attività, tanto nella vita quotidiana. Ecco dunque cosa bisogna sapere e come poter organizzare il proprio tempo al meglio.
Per time management si intende la gestione del tempo. Si tratta di un’attività che può rivelarsi molto preziosa sia in ambito lavorativo, per la gestione delle attività all’interno di un’azienda, che a livello personale, per cercare di ridurre al minimo le distrazioni e portare a termine tutte le cose che devono essere fatte.
Migliorare la produttività, a parità di risorse, è infatti un’attività di fondamentale importanza all’interno di un’azienda, perché permette di non sprecare energie e denaro nel compiere l’attività quotidiana. Ma lo è anche nella propria vita personale, perché consente di imparare a non procrastinare, definire in maniera chiara i propri obiettivi e ottenere ciò che si vuole in minor tempo, ottenendo quindi più tempo libero da dedicare alle proprie passioni.
Tutte le tecniche di time management, o di gestione del tempo, cercano di definire nel dettaglio:
E si prefiggono l’obiettivo di migliorare:
Le strategie di gestione del tempo consentono dunque di migliorare pianificazione e controllo del tempo, per evitare sprechi e cali di produttività. Allo stesso modo, le tecniche personali di time management, cercano d:
Si tratta dunque di un’attività importante, perché contribuisce a insegnare adefinire gli obiettivi e non far diminuire la motivazione sul lavoro, sia che si lavori individualmente sia che si debba lavorare in team.
La capacità di gestire al meglio il proprio tempo diventa dunque anche una soft skill fondamentale e molto ricercata dalle aziende nei candidati, perché si tradurrà in un minor spreco di tempo nell’attività quotidiana in cui sarà impegnato il candidato una volta inserito nell’organizzazione.
Proprio per questo, durante un colloquio di lavoro, spesso vengono fatte domande che cercano di mettere in luce la capacità dei candidati di definire ciò che è importante e di ridurre il tempo necessario per ottenere gli obiettivi.
Esistono varie tecniche di gestione del tempo, o time management, che possono essere applicate sia in campo lavorativo che per la gestione del tempo di ogni giorno. Tra le più citate possiamo ricordare:
Vediamo come si differenziano e quali sono i punti di forza di queste diverse tecniche.
Al presidente americano Dwight David Eisenhower è attribuita la frase:
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Il “metodo Eisenhower” consiste in un quadrante che divide le cose da fare in quattro sezioni:
Si tratta di una tecnica che prevede di fissare a priori lassi di tempo di attività e di pause di qualche minuto, con l’obiettivo di concentrare gli sforzi e ridurre le distrazioni, ma garantire ugualmente un minimo periodo di riposo per mantenere la mente fresca.
Si chiama tecnica del pomodoro perché per essere messa in pratica può essere utile affidare a un oggetto fisico, come un timer a forma di pomodoro, il compito di organizzare il tempo in maniera scrupolosa.
Per metterla in pratica è molto utile quindi avere un timer, o fissare gli intervalli sul telefono, con periodi di 25 minuti di lavoro prima di una pausa di 5 minuti. Al termine di tre-quattro cicli di questo tipo è possibile inserire una pausa più lunga, per esempio di 15-30 minuti, per rilassarsi in maniera più distesa prima di un nuovo ciclo.
Questa tecnica potrebbe sembrare un artificio, un gioco, ma ha alcuni obiettivi precisi:
Il metodo Abc è chiamato così perché identifica il grado di urgenza delle cose da fare con le lettere dell’alfabeto:
Si tratta dunque di una “scala” di valori in grado di indirizzare specifiche attività all’interno di un’organizzazione consentendo così di non disperdere risorse e personale in compiti che poi possono risultare inutili o comunque rinviabili.
Le liste di cose da fare, anche dette “to do list”, sono elenchi dei compiti da assolvere particolarmente utili nella gestione delle attività quotidiane, per non lasciare indietro nulla. Le liste di cose da fare hanno però sia vantaggi che svantaggi. Vediamone alcuni.
Tra i vantaggi degli elenchi delle cose da fare possiamo elencare:
Viceversa, gli elenchi possono provocare però alcuni problemi:
La prima fase del time management è necessariamente quella di definire come viene usato il tempo all’interno di un’organizzazione per svolgere le diverse attività. Solo in questo modo poi si potrà intervenire per definire gli obiettivi e migliorare la produttività del sistema.
La maggior parte delle attività di gestione del tempo parte quindi necessariamente da un’analisi dei compiti e dei tempi necessari per portarli a termine.