Sia per la nostra organizzazione personale, che nelle aziende, esistono sistemi che consentono di aumentare la produttività e ridurre gli sprechi di energie. Vediamo alcuni consigli

Aumentare la produttività significa lavorare meglio e produrre di più partendo dagli stessi elementi di partenza. Si tratta di un processo quindi molto vantaggioso per qualsiasi ambiente di lavoro, di qualsiasi settore.

Ma si tratta di accorgimenti che in realtà possono essere messi in atto da ciascuno di noi per aumentare la produttività personale, perché è un modo per aumentare i compiti svolti durante la propria giornata e migliorare la gestione del tempo.

Ecco dunque alcuni consigli per aumentare la produttività in azienda ma anche alcuni accorgimenti per non perdere tempo e riuscire a organizzare meglio la propria attività quotidiana.

Cosa fa aumentare la produttività?

Per migliorare la produttività personale bisogna curare il luogo in cui lavoriamo, fare delle pause regolari, ridurre al minimo le distrazioni e organizzare il lavoro per obiettivi. Nella maggior parte dei casi si tratta di tanti piccoli accorgimenti da prendere già prima di iniziare a lavorare che ti consentiranno di portare a termine più compiti liberando anche più tempo per prenderti cura di te. E contribuendo così a migliorare il tuo umore e, quindi, anche la tua produttività.

Alcuni suggerimenti per aumentare la produttività sono:

• Riduci al minimo le distrazioni

Telefono, mail e altre persone sono un pericolo per la tua produttività. Per questo nel lavoro di ogni giorno impara a isolarti il più possibile da queste distrazioni potenziali.

Se non ci sono esigenze impellenti di lavoro, metti dunque in modalità silenziosa il telefono e disattiva le notifiche per l'arrivo delle mail. Non guardare Whatsapp, nemmeno sul computer, e cerca inoltre di isolarti il più possibile da colleghi e familiari, se lavori in smart working.

Per isolarti basta chiudere la porta del tuo ufficio o della camera in cui lavori, oppure dare indicazioni alle persone che ti circondano di non disturbarti in casa. Una soluzione possibile, se non si riesce a isolarsi completamente, è anche metterti le cuffie con un po' di musica. Anche solo il fatto di avere le cuffie, infatti, spinge le persone a non disturbarti.

• Impara a fare delle pause

Molti studi dimostrano che la concentrazione si riduce normalmente dopo un certo periodo di tempo. Per questo può essere più vantaggioso concentrare l'attenzione per un periodo attorno ai 40/45 minuti, o anche un'ora, prendendosi delle pause regolari per riposare mente e corpo.

Per farlo puoi dunque strutturare la tua attività lavorativa per cicli, magari legando ogni ciclo a un obiettivo: completare la scrittura di un testo, analizzare un pratica, scrivere una mail importante. Una volta raggiunto un obiettivo, ti riposi un attimo e poi inizi una seconda fase della lavorazione. Si tratta di un modo utile anche per staccare gli occhi dallo schermo del computer, per esempio, che tende ad affaticare gli occhi.

• Pianifica le attività

Organizzare le attività della giornata è un buon modo per non perdere pezzi, portando avanti così tutto quello che ci siamo prefissati. Può essere dunque utile fare una scaletta delle cose da fare, una "to do list" da cui depennerai volta per volta gli obiettivi raggiunti, magari organizzandoli per priorità.

Cosa devi fare il più urgentemente possibile? Quali obiettivi, se non raggiunti, provocano conseguenze irreversibili? Quali sono i lavori che invece puoi mettere temporaneamente da parte e riprendere domani, se oggi non riesci a completare i compiti precedenti?

• Affronta subito i problemi

Tra i tanti obiettivi giornalieri ci sono alcuni compiti più rognosi di altri, che richiedono più tempo e attenzione. Ogni volta che li incontriamo, tendiamo spesso a rimandarli nel tempo mettendoli in coda alla nostra lista di cose da fare. Questo però alla lunga è controproducente, perché ci frena comunque nell'attività.

Per questo può essere molto più semplice affrontare subito il problema più grosso, seguendo il detto attribuito allo scrittore Mark Twain "eat the frog": ovvero, se mangi una rana alla mattina poi non ti succederà niente di peggio nel corso della giornata.

Fuori di metafora, significa che affrontare subito il compito più complicato ti consentirà di avere a disposizione, per lavorarci, più energie mentali a disposizione e più freschezza. E una volta superato l'ostacolo il resto della giornata apparirà subito in discesa e potrai affrontarlo con una spinta maggiore.

Come migliorare la produttività in azienda?

Per rendere la tua azienda più produttiva devi curare l'ambiente di lavoro, limitare le riunioni, concedere ai dipendenti flessibilità e smart working. Senza dimenticare di aggiornare regolarmente le loro competenze.

Così come a livello personale, anche nell'organizzazione quotidiana di un'impresa ci sono infatti accorgimenti che possono rendere più produttiva l'attività. Spesso senza aver bisogno di investimenti costosi o riorganizzazioni complesse.

Partiamo dunque dal capire cosa s'intende per produttività. Il termine indica la creazione di valore che deriva dall'attività di un'impresa. Quando aumenta la produttività, significa che con lo stesso input di informazioni, materiali e tempo di lavoro si ottengono risultati maggiori. E questo ovviamente si ripercuote direttamente anche sulla redditività dell'impresa.

Un'azienda che migliora la sua produttività è dunque:

• più redditizia;
• più capace di rispondere alle esigenze dei clienti;
• più competitiva rispetto ai concorrenti.

Un processo e un ripensamento che deve essere continuo. L'attività di un'azienda col tempo può diventare infatti obsoleta o accumulare errori e storture che rendono più complicata e farraginosa la routine quotidiana.

L'abitudine, insomma, è quasi sempre nemica della produttività, perché col passare del tempo tutti i processi interni, se non si adattano ai tempi e all'evoluzione del mercato, perdono di efficienza.

Come fare dunque per motivare i propri dipendenti e migliorare la produttività in azienda? Ecco alcune indicazioni di massima che si adattano a qualsiasi tipo di aziende e di settore lavorativo.

• Curare l'ambiente di lavoro

Lavorare in un ambiente poco stimolante o, peggio, brutto a vedersi, alla lunga deprime anche il lavoratore più motivato. Organizzare gli spazi interni dell'azienda in modo che ci sia più luce naturale possibile, avere arredi gradevoli e magari qualche sala relax o piante che spezzino il grigio degli uffici, contribuirà a migliorare l'umore dei tuoi dipendenti. Con conseguenze positive anche sulla produttività.

• Limita le riunioni

L'abbiamo imparato durante la pandemia: non sempre c'è bisogno di vedersi di persona nel lavoro. Spesso basta una mail dettagliata con cui assegnare compiti e raccogliere suggerimenti al posto di riunioni fiume in cui ci si parla addosso senza portare alcun contributo all'attività.

• Orari flessibili

Sempre più richiesti, gli orari flessibili di entrata e uscita consentono di conciliare con più facilità i tempi di vita e quelli di lavoro. Avere una mezz'ora o 45 minuti di flessibilità consente infatti di compiere con più facilità alcune incombenze familiari come accompagnare i figli a scuola. Ma sono utili anche per districarsi nel traffico cittadino senza troppe preoccupazioni.

Per questo l'azienda deve valutare con attenzione queste esigenze e, se possibile, concedere qualche  margine ai propri dipendenti. Bisogna svolgere un'attenta analisi dei ruoli e dei settori che possono adottare forme flessibili di orario e coordinare il tutto con l'aiuto dei vari responsabili di settore.

Spesso anche nei comparti di produzione, dove non crediamo si possano adattare forme flessibili di orario, esistono forme di organizzazione, per esempio per team, che consentono maggiori margini di flessibilità.

• Smart working

Con la pandemia buona parte delle aziende ha dovuto riorganizzare parte delle lavorazioni da casa, per ridurre i rischi di contagio. Una volta terminata l'emergenza, però, il lavoro da remoto è diventato una modalità molto apprezzata dai lavoratori perché consente di risparmiare tempo e denaro. Ed è diventata anche una richiesta sempre presente tra le richieste dei candidati durante il colloquio di lavoro, specialmente tra i più giovani.

Ovviamente il vero smart working non è semplicemente un lavoro da remoto, ma un tipo di organizzazione del lavoro che si muove per obiettivi. Ogni lavoratore deve ottenere una serie di obiettivi (l'elaborazione di un progetto, la definizione di alcune pratiche e così via) e per farlo non ha vincoli particolari per ottenerli, se non quelli previsti dal proprio contratto.

Con questo tipo di organizzazione, che non stressa il dipendente e lo lascia più libero di muoversi, a beneficiarne è proprio la produttività, che tende ad aumentare con la soddisfazione dei lavoratori per la propria vita lavorativa.