Torna a tutti gli articoli
Blog Img

Time management: come gestire al meglio il tempo

La capacità di gestione del tempo, o di time management, è fondamentale all’interno di un’azienda come per le proprie attività personali. Ecco alcuni esempi di come fare


A quanti è capitato di arrivare a fine giornata e non essere soddisfatti di quello che si è portato e termine? E in quante aziende un’organizzazione sbagliata delle attività da compiere ha portato a una perdita di tempo e, quindi, anche di denaro?

Tutti questi problemi possono essere affrontati e ridotti con una buona gestione del tempo, o time management. Si tratta di tecniche e capacità che consentono di stabilire priorità e scadenze e migliorare così di conseguenza efficacia, efficienza e produttività.

Aspetti importanti tanto sul lavoro, per la pianificazione aziendale delle attività, tanto nella vita quotidiana. Ecco dunque cosa bisogna sapere e come poter organizzare il proprio tempo al meglio.

Cerchi lavoro? Consulta le nostre opportunità

Cosa si intende per time management?

Per time management si intende la gestione del tempo. Si tratta di un’attività che può rivelarsi molto preziosa sia in ambito lavorativo, per la gestione delle attività all’interno di un’azienda, che a livello personale, per cercare di ridurre al minimo le distrazioni e portare a termine tutte le cose che devono essere fatte.

Migliorare la produttività, a parità di risorse, è infatti un’attività di fondamentale importanza all’interno di un’azienda, perché permette di non sprecare energie e denaro nel compiere l’attività quotidiana. Ma lo è anche nella propria vita personale, perché consente di imparare a non procrastinare, definire in maniera chiara i propri obiettivi e ottenere ciò che si vuole in minor tempo, ottenendo quindi più tempo libero da dedicare alle proprie passioni.

A cosa serve il time management?

Tutte le tecniche di time management, o di gestione del tempo, cercano di definire nel dettaglio:

  1. priorità;

  2. orari;

  3. scadenze.

E si prefiggono l’obiettivo di migliorare:

  1. efficacia;

  2. efficienza;

  3. produttività.

Le strategie di gestione del tempo consentono dunque di migliorare pianificazione e controllo del tempo, per evitare sprechi e cali di produttività. Allo stesso modo, le tecniche personali di time management, cercano d:

  • ridurre la minimo le distrazioni;

  • ottenere il migliore risultato possibile con minor sforzo;

  • ridurre lo scoraggiamento legato alle attività più pesanti e impegnative.

Si tratta dunque di un’attività importante, perché contribuisce a insegnare adefinire gli obiettivi e non far diminuire la motivazione sul lavoro, sia che si lavori individualmente sia che si debba lavorare in team.

La capacità di gestire al meglio il proprio tempo diventa dunque anche una soft skill fondamentale e molto ricercata dalle aziende nei candidati, perché si tradurrà in un minor spreco di tempo nell’attività quotidiana in cui sarà impegnato il candidato una volta inserito nell’organizzazione.

Proprio per questo, durante un colloquio di lavoro, spesso vengono fatte domande che cercano di mettere in luce la capacità dei candidati di definire ciò che è importante e di ridurre il tempo necessario per ottenere gli obiettivi.

Cerchi lavoro? Candidati sul nostro portale

Come fare time management?

Esistono varie tecniche di gestione del tempo, o time management, che possono essere applicate sia in campo lavorativo che per la gestione del tempo di ogni giorno. Tra le più citate possiamo ricordare:

  • la matrice di Eisenhower;

  • la tecnica del pomodoro;

  • il metodo ABC;

  • le “to do list”.

Vediamo come si differenziano e quali sono i punti di forza di queste diverse tecniche.


La matrice di Eisenhower

Al presidente americano Dwight David Eisenhower è attribuita la frase:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”

Il “metodo Eisenhower” consiste in un quadrante che divide le cose da fare in quattro sezioni:

  1. ciò che è importante e urgente: comprende le cose che non si possono delegare e che vanno fare nel minor tempo possibile;

  2. ciò che non è urgente ma è importante: comprende le cose da fare anche in un secondo momento, quindi che possono essere pianificate, ma che sono veramente importanti a lungo termine, come le strategie generali di un’azienda, un nuovo piano di marketing, le attività necessarie per analizzare il mercato e così via;

  3. ciò che è urgente ma non importante: si tratta di tutti quei compiti che possono essere delegati ma che vanno svolti subito, come l’organizzazione di una riunione o l’invio di mail necessarie all’attività quotidiana;

  4. ciò che non è urgente e non è importante: si tratta delle attività che possono essere eliminate e che comunque non è necessario seguire di persona, ma che non devono essere pianificate o programmate per non appesantire l’attività generale dell’azienda o dell’organizzazione.

La tecnica del pomodoro

Si tratta di una tecnica che prevede di fissare a priori lassi di tempo di attività e di pause di qualche minuto, con l’obiettivo di concentrare gli sforzi e ridurre le distrazioni, ma garantire ugualmente un minimo periodo di riposo per mantenere la mente fresca.

Si chiama tecnica del pomodoro perché per essere messa in pratica può essere utile affidare a un oggetto fisico, come un timer a forma di pomodoro, il compito di organizzare il tempo in maniera scrupolosa.

Per metterla in pratica è molto utile quindi avere un timer, o fissare gli intervalli sul telefono, con periodi di 25 minuti di lavoro prima di una pausa di 5 minuti. Al termine di tre-quattro cicli di questo tipo è possibile inserire una pausa più lunga, per esempio di 15-30 minuti, per rilassarsi in maniera più distesa prima di un nuovo ciclo.

Questa tecnica potrebbe sembrare un artificio, un gioco, ma ha alcuni obiettivi precisi:

  • ridurre l’ansia per il lavoro da svolgere, che viene spacchettato in blocchi meno ingombranti da affrontare;

  • migliorare la concentrazione, anche se per un periodo limitato di tempo;

  • evitare quindi le distrazioni;

  • favorire una migliore organizzazione del lavoro;

  • migliorare la stima personale.

Il metodo ABC

Il metodo Abc è chiamato così perché identifica il grado di urgenza delle cose da fare con le lettere dell’alfabeto:

  • A: attività urgenti da svolgere prioritariamente;

  • B: attività di urgenza media da svolgere con un po’ più di tempo;

  • C: attività senza urgenza, da svolgere quando possibile o da eliminare.

Si tratta dunque di una “scala” di valori in grado di indirizzare specifiche attività all’interno di un’organizzazione consentendo così di non disperdere risorse e personale in compiti che poi possono risultare inutili o comunque rinviabili.

Le “to do list”

Le liste di cose da fare, anche dette “to do list”, sono elenchi dei compiti da assolvere particolarmente utili nella gestione delle attività quotidiane, per non lasciare indietro nulla. Le liste di cose da fare hanno però sia vantaggi che svantaggi. Vediamone alcuni.

Tra i vantaggi degli elenchi delle cose da fare possiamo elencare:

  • vedere gli obiettivi nero su bianco aiuta ad affrontarli in modo determinato;

  • evitano distrazioni su compiti che non sono utili o urgenti;

  • consentono una migliore organizzazione del proprio tempo.

Viceversa, gli elenchi possono provocare però alcuni problemi:

  • lunghe liste di cose da fare possono scoraggiare;

  • non definiscono in modo chiaro la priorità tra le cose elencate;

  • se non ben identificati, i compiti possono essere confusi o accumulare obiettivi di diversi ambiti, complicando il lavoro.

Cerchi lavoro? Consulta le nostre opportunità

Qual è il primo step del time management?

La prima fase del time management è necessariamente quella di definire come viene usato il tempo all’interno di un’organizzazione per svolgere le diverse attività. Solo in questo modo poi si potrà intervenire per definire gli obiettivi e migliorare la produttività del sistema.

La maggior parte delle attività di gestione del tempo parte quindi necessariamente da un’analisi dei compiti e dei tempi necessari per portarli a termine.