Quando finisce il lavoro agile?

Il regime semplificato per la gestione dello smart working è stato introdotto dal governo a inizio pandemia, per consentire alle aziende di far lavorare i propri dipendenti da remoto ed evitare che nei luoghi di lavoro si creassero assembramenti e occasioni di contagio.

La procedura semplificata è stata recentemente prorogata dal governo fino al 30 giugno 2022, quindi anche oltre il termine dello stato di emergenza, che è invece cessato il 31 marzo scorso.

Proprio per questo, l’unica modalità per comunicare l’avvio dello smart working per le imprese, senza bisogno di un accordo individuale col lavoratore, è la procedura telematica accessibile sul sito del Ministero del Lavoro. Questa è l’unica procedura ammessa, tanto che il Ministero stesso ha precisato con una nota del 14 luglio 2021 che per la comunicazione dell’avvio dello smart working non è possibile procedere tramite PEC, la Posta elettronica certificata, che pure continuava a essere impiegata da molte aziende per annunciare l’avvio del lavoro agile.

Cosa s’intende per smart working?

Per smart working, o lavoro agile, s’intende un’organizzazione della prestazione lavorativa senza una rigida determinazione degli orari e degli spazi di lavoro, che si svolge seguendo il raggiungimento di obiettivi e fini.

Si tratta dunque di una modalità di lavoro che consente al lavoratore di conciliare in maniera più semplice i tempi di vita e di lavoro ma, contemporaneamente, anche a far crescere la sua produttività.

Il vantaggio per il lavoratore che svolga la sua attività in modalità agile è dunque quella di non doversi recare materialmente nella sede aziendale ogni giorno ma di potersi organizzare l’attività anche a distanza e con gli orari che preferisce, pur con limiti fissati da un accordo individuale, introdotto dalla Legge n.81 del 2017, che stabilisce che questo accordo si basa su:

• flessibilità organizzativa;
• volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale;
• utilizzo di strumentazioni che consentono di lavorare da remoto.

Ovviamente, ai lavoratori che lavorano in modalità agile vengono garantite:

1.  la parità di trattamento, sia economica che normativa, rispetto ai colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie;
2. la tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo modalità definite nel dettaglio dall’Inail.

Sulla spinta dell’emergenza, si è però creata una certa confusione su cosa s’intenda per smart working vero e proprio. Il lavoro agile, infatti, non è soltanto un lavoro da remoto, che si svolge cioè fuori dalla sede aziendale, e non è nemmeno un telelavoro.

Si tratta invece, come abbiamo visto, di una modalità di svolgimento dell’attività lavorativa organizzata sulla base di obiettivi e progetti.

Chi può richiedere lo smart working 2022?

La legge sullo smart working del 2017 è stata derogata a partire da marzo 2020 a causa dell’emergenza sanitaria da Covid-19, che ha spinto il governo a semplificare e ampliare le modalità di accesso allo smart working, per evitare il più possibile che il luogo di lavoro potesse diventare luogo di contagio.

L’ultima proroga ha fissato come termine per l’accesso con procedura semplificata, cioè senza accordo individuale e senza priorità tra le categorie di lavoratori, al 30 giugno 2022.

Questo ovviamente non significa che dopo il 30 giugno 2022 non sarà più possibile organizzare le proprie attività utilizzando lo smartworking, ma che da quella data (per quanto se ne sappia attualmente) tornano in vigore le modalità ordinarie di gestione, quindi con accordo individuale coi dipendenti.

A differenza del passato, però, si applicheranno anche le linee guida approvate col “Protocollo nazionale sul lavoro in modalità agile” fissate il 7 dicembre 2021 da Ministero del lavoro e sindacati confederali, che definisce come le aziende del settore privato dovranno applicare lo smart working.

In particolare, per avviare la modalità di lavoro agile tornerà a essere necessario l’accordo individuale tra lavoratore e azienda, che dovrà definire:

1. la durata dell’accordo, che potrà essere a termine o senza scadenza, quindi a tempo indeterminato;
2. l’alternanza tra i periodi di lavoro “a distanza” e quelli in presenza nei locali aziendali;
3. i luoghi eventualmente esclusi per svolgere l’attività lavorativa all’estero dei locali aziendali, per esempio per questioni di riservatezza o sicurezza;
4. le modalità di svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile, anche per quanto riguarda possibili comportamenti sanzionabili;
5. gli strumenti di lavoro previsti;
6. i tempi di riposo e le modalità tecniche per assicurare il diritto alla disconnessione del lavoratore;
7. forme e modalità di controllo dell’attività lavorativa, fermo restando i limiti alla privacy e la tutela dei dati personali;
8. l’eventuale attività formativa necessaria per avviare lo smartworking;
9. le modalità di accesso alle libertà sindacali (come assemblee, elezioni o scioperi).

È importante sottolineare che nel caso in cui ci siano motivi giustificati, sia il lavoratore che il datore di lavoro possono recedere dall’accordo individuale, anche prima della scadenza nel caso di un accordo a tempo determinato.

Secondo una ricerca dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, svolta a novembre 2021, lo smart working nel 2021 riguardava:

• l’81% delle grandi imprese italiane (contro il 65% del 2019);
• il 53% delle piccole e medie imprese italiane, con formule strutturate o informali (nel 2019 erano il 30%);
• il 67% della pubblica amministrazione, sempre con iniziative strutturate o informali (contro il 23% pre-Covid).

Lo smart working rimarrà o sarà introdotto nell’89% delle grandi aziende, nel 62% delle PA (anche se un quarto non sa se lo smart working potrà restare dopo l’emergenza sanitaria), e nel 35% delle piccole e media imprese, dove però è anche forte la tendenza a tornare indietro, visto che un terzo di quelle che l’ha sperimentato prevede di abbandonare lo smart working.

Le modalità di lavoro agile torneranno però a essere ibride, fra lavoro in sede e a distanza, per cercare un nuovo assetto più funzionale alle nuove esigenze.

La scelta di proseguire con lo smart working è comunque motivata dai benefici riscontrati sia da lavoratori che dalle aziende. L’equilibrio fra lavoro e vita privata è migliorato per la maggior parte delle grandi imprese (89%), per le Pmi (55%) e nella Pa (82%). Ma ci sono anche conseguenze negative: è calata dal 12% al 7% la percentuale di quelli pienamente “ingaggiati”, ovvero l’engagement o spirito di gruppo, il 28% ha sofferto di stress tecnologico e il 17% di overworking.