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Impiegato amministrativo: cosa fa e come trovare lavoro

P​resente nella maggior parte degli uffici di grandi e piccole aziende, l'impiegato amministrativo si occupa di contabilità e della gestione amministrativa. Ecco cosa bisogna sapere


È una delle figure professionali più diffuse e richieste dai datori di lavoro, perché svolge funzioni chiave nella vita di un’azienda, piccola o grande che sia. Dalla contabilità alla redazione dei bilanci, dalle buste paga alle riscossioni. I compiti dell’impiegato amministrativo, spesso chiamato anche assistente amministrativo, sono quelli più diffusi negli uffici di tutte le tipologie di società.

Dotato di precisione, capacità di analisi e organizzative, l’impiegato amministrativo può dunque facilmente trovare lavoro e occupare anche ruoli di responsabilità con la specializzazione e l'avanzare dell’esperienza.

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Che cosa fa l’impiegato amministrativo?

L’impiegato amministrativo gestisce i movimenti contabili di un’azienda, garantisce la regolarità degli adempimenti fiscali, definisce il piano dei conti e le procedure operative degli uffici. Può svolgere anche funzioni da segretario e occuparsi direttamente della redazione dei bilanci e delle registrazioni contabili.

I suoi compiti sono molteplici e riguardano tutta l’attività contabile e amministrativa di un’azienda. Può dunque trovare lavoro sia nelle grandi imprese, dove le sue funzioni verranno suddivise tra più lavoratori o uffici, che nelle piccole e medie imprese, dove verrà invece rivestito di più compiti e responsabilità.

Nel caso di realtà più grandi e strutturate dovrà quindi relazionarsi principalmente col responsabile amministrativo, che è generalmente il suo diretto superiore. Nelle imprese più piccole dovrà invece confrontarsi direttamente col titolare dell’azienda o col management, aiutandoli a definire le procedure da seguire e il rispetto delle norme contabili.

Proprio perché ha compiti vitali nell’attività quotidiana delle società, l’impiegato amministrativo può lavorare anche per realtà no profit, nella Pubblica amministrazione e negli studi professionali. In questo caso assieme ad altri o singolarmente potrà gestire anche più clienti, svolgendo quindi anche un ruolo da consulente.

Tra i compiti principali rivestiti dall’impiegato amministrativo ci sono dunque:

  • l’analisi delle finanze aziendali;

  • la gestione delle buste paga;

  • la scrittura dei bilanci;

  • la gestione dei movimenti finanziari sia in entrata (incassi) che in uscita (spese);

  • rendicontazione periodica;

  • il rispetto dei tempi e delle procedure burocratiche previste dalle norme in vigore;

  • l’organizzazione del lavoro.

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Come fare l’impiegato amministrativo?

Non c’è un percorso di studi prefissato per diventare impiegato amministrativo. I corsi più tradizionali che possono portare a rivestire questo ruolo sono gli studi economici e di ragioneria, quindi sia il diploma di un istituto tecnico commerciale (detto anche ragioneria, appunto) che una laurea in economia. Ma consentono di trovare lavoro come impiegato amministrativo anche corsi di laurea in scienze politiche o giurisprudenza.

Esistono anche percorsi di studi che consentono di specializzarsi in un singolo ramo di attività, permettendo così di rivestire posizioni di più alta responsabilità. Molte delle competenze necessarie vengono però acquisite con l’esperienza, conoscendo da vicino sia le procedure dell’azienda che i programmi gestionali usati.

L’impiegato amministrativo deve dunque conoscere materie come:

  • diritto commerciale;

  • diritto privato;

  • diritto tributario;

  • budgeting;

  • contabilità;

  • economia aziendale;

  • organizzazione aziendale;

  • informatica;

  • lingua inglese.

L’impiegato amministrativo deve poi saper utilizzare le più diffuse macchine per l’ufficio e i software gestionali utilizzati dalle aziende, ad esempio per la gestione delle fatture e la preparazione delle buste paga.

Quali qualità per l’impiegato amministrativo?

Tra le qualità più apprezzate dalle imprese per un impiegato amministrativo possono essere indicate:

  1. precisione: dovendo garantire il rispetto delle norme, niente dell’attività dell’impiegato amministrativo può essere lasciato al caso, dal più piccolo rimborso spese all’incasso di una fattura, fino alla scrittura dei libri contabili;

  2. capacità di analisi: il suo ruolo è gestire e vigilare sulla correttezza della contabilità, per questo l’impiegato amministrativo deve essere in grado di analizzare con metodo dati e numeri;

  3. aggiornamento continuo: le norme cambiano continuamente, per questo l’impiegato amministrativo deve conoscere riviste e testate specializzate in contabilità ed essere sempre aggiornato alle ultime norme uscite, per evitare all’azienda per cui lavora ricadute e sanzioni che possono essere molto pesanti;

  4. capacità di organizzazione: uno dei suoi compiti è quello di pianificare l’organizzazione del lavoro, per il rispetto dei tempi previsti;

  5. lingue straniere: costituiscono indubbiamente un vantaggio, specialmente l’inglese, che è la lingua usata da molti software gestionali.


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Quanto guadagna un impiegato amministrativo?

Un impiegato amministrativo alle prime esperienze può aspettarsi uno stipendio di circa 800 euro mensili, che però aumentano abbastanza in fretta fino ai 20.000 euro lordi l’anno. Col passare degli anni e l’aumentare delle responsabilità però le retribuzioni aumentano, anche oltre i 27.000 euro annui, specie se l’impiegato diventa responsabile d’ufficio.